Kit de survie pour un nouveau Team Leader dans une équipe


Vous avez un rôle de leader au sein d’une équipe. En fonction de la culture de votre entreprise, on vous appelle Chef de Projet, Chef d’Equipe ou Scrum Master. Tous ces noms peuvent être englobés dans la fonction de Team Leader.

Si vous aussi vous croyez en l’agilité, et que vous nourrissez plein d’espoir à l’idée de rejoindre une nouvelle équipe chez un nouveau client et que vous vous demandez comment surmonter les étapes suivantes, ce kit de survie est fait pour vous :

  • Réussir à créer un esprit d’équipe avec des personnalités différentes ;
  • Être rapidement opérationnel et autonome ;
  • Être à l’aise dans le rôle de facilitateur avec les différents interlocuteurs du projet.

Réussir à créer un esprit d’équipe avec des personnalités différentes

Il n’y a pas de recette miracle. Cela dépend des personnalités de chacun, y compris de celle du Team Leader. On peut tous être des ingrédients de première qualité. Mais si on ne trouve pas la bonne recette, le gâteau ne sera jamais digne d’une finale de Top Chef.

L’équipe

Scénario 1 : l’équipe est autonome et s’autogère avec l’aide de leur Team Leader. En apparence, tout va bien. Seul bémol, vous devez remplacer ce Team Leader qui a une place centrale au sein de l’équipe.

L’équipe est autonome et c’est positif pour le projet. Il faut maintenir cela. Seulement, vous devez aussi vous créer une place dans cette équipe, avec votre personnalité. Comme vous êtes différent de l’ancien Team Leader, il va forcément y avoir du changement. Or, l’équipe peut y être réfractaire et risque de prendre mal toute proposition remettant en cause leurs habitudes, qui fonctionnaient jusqu’à présent.

Voici quelques conseils pour éviter de vous retrouver dans le rôle de la “méchante belle mère” :

  • Demander à l’ancien Team Leader son retour d’expérience sur la personnalité de chacun.
  • Lui demander de vous coacher sur les procédures et les différents rituels afin de les maîtriser.
  • A son départ, continuez les rituels comme il le faisait, puisque cela marche. Si d’après vous cela ne fonctionne pas, organisez un atelier de fonctionnement. Demandez à l’équipe d’expliquer leur manière de travailler. Vous écoutez sans rien remettre en question directement. Demandez s’il y a des étapes qu’ils souhaitent améliorer. Si une pratique vous interpelle, demandez leur ce qu’elle leur apporte et si elle leur convient. Respectez leur choix.
  • Le désir du changement doit venir de l’équipe. Mais c’est à vous de les orienter.
  • Gagnez leur confiance. Montrez ce que vous pouvez leur apporter. Demandez leur ce qu’ils attendent de vous et comment vous pouvez les aider. Mettez de l’énergie à les débloquer. Faites des points individuels hebdomadaires autour d’un café avec chacun d’entre eux.

Scénario 2 : l’équipe est nouvelle. Les membres de l’équipe n’ont jamais travaillé ensemble. Les personnalités sont riches et variées.

L’avantage c’est que tout le monde repart de zéro, vous y compris. Il n’y a pas d’historique. Il y a tout à mettre en place. C’est plus facile pour trouver son identité.

Voici quelques conseils lors de la création d’une nouvelle équipe :

  • Demandez aux membres de choisir un nom, qui représentera l’esprit de l’équipe, ainsi qu’un logo.
  • Proposez leur de s’approprier les lieux ensemble (aménagement des bureaux, décoration, management visuel).
  • Organisez un atelier de fonctionnement pour définir ensemble les rituels à mettre en place, ainsi que la logistique (horaires, règles etc.).
  • Soyez observateur sur les personnalités, pour adapter votre discours en fonction des caractères.
  • Faites en sorte que chacun trouve sa place.
  • Faites des points individuels pour les connaître.
  • Poussez les à se parler directement entre eux.
  • Faites du team building (organiser des déjeuners d’équipes, aller ensemble à des meetups, faire une pause babyfoot etc.). En résumé, mettez du fun !

Le Team Leader

Il existe quatre gros défauts classiques chez les Team Leader. Saurez-vous vous reconnaître ?

“Le planificateur”

Il a besoin que tout soit planifié et bien organisé. Il a du mal avec le principe d’équipe autonome car il voit cela comme une boite noire. Il veut micro manager tout le monde. Il ne voit l’avancement d’un projet qu’à travers des indicateurs au détriment du côté humain.

Ce n’est pas compatible avec une équipe qui se veut agile et autonome. En effet, sans s’en rendre compte parfois, “le planificateur” montre un manque de confiance vis a vis de son équipe. L’équipe va percevoir ce manque de confiance et une méfiance réciproque va s’installer.

Si vous êtes ainsi, sachez qu’il y a d’autres méthodes pour partager de la visibilité sur un projet, comme le management visuel. Mettez en place un kanban board ou un sprint board. Mettez le ensemble avec votre équipe et assurez vous qu’il fonctionne et qu’il est à maintenir à jour fréquemment, notamment durant les stand ups. Si l’équipe et vous-même trouvez les informations dont vous avez besoin pour suivre l’avancement du projet, c’est qu’il fonctionne.

“Le révolutionnaire”

Il est armé de bonnes intentions mais il est persuadé qu’il faut tout changer pour que cela fonctionne. Il pense que les gens qui sont satisfaits de leur conditions de travail (qu’il trouve médiocres), sont dans le déni. Il se doit de leur ouvrir les yeux sur la “vraie” agilité et de les sauver.

Là encore, ce n’est pas compatible avec une équipe qui se veut agile. Attention, c’est le meilleur moyen de se mettre une équipe à dos.

Vous devez respecter le travail effectué par l’équipe jusqu’à présent. Après tout, si cela fonctionne ainsi depuis longtemps et qu’ils livrent en production, c’est que ce n’est pas si mal. Un bon Team Leader accepte (et fait comprendre à l’équipe) qu’aucun environnement de travail n’est parfait et qu’il ne le sera jamais. Mais il fera tout pour trouver des axes d’amélioration. Cela demande de la patience. Rome ne s’est pas faite en un jour.

“La maman”

Un Team Leader se doit de “protéger son équipe” en levant les obstacles l’empêchant d’avancer et en la protégeant des interférences extérieures nuisibles à leur travail.

Mais attention à ne pas jouer à la “maman” surprotectrice. L’équipe doit prendre des initiatives, apprendre de ses erreurs, aller rechercher l’information. Bref, ils doivent être débrouillards et autonomes. D’ailleurs, plus la “maman” est protectrice et plus “l’adolescent” devient ingrat lors de la fameuse crise d’adolescence, c’est bien connu.

“Le père fouettard”

Le “père fouettard” est l’anti-maman. C’est le chef de famille, celui qui dicte les règles. Sa parole fait foi et l’équipe doit obéir.

Encore une fois, ce n’est pas compatible avec une équipe qui se veut agile. En effet, le Team Leader est au même niveau hiérarchique que chaque membre de l’équipe. C’est un membre de l’équipe au même titre que les autres. Mais au lieu de développer ou de tester par exemple, son rôle est de coacher l’équipe à donner le meilleur d’elle-même pour atteindre un objectif commun “délivrer un produit dont ils sont fiers” de manière bienveillante.

J’aime beaucoup le dessin ci-dessous qui représente ma vision d’un bon Team Leader.

boss vs leader

Être rapidement opérationnel et autonome. Être à l’aise dans le rôle de facilitateur avec les différents interlocuteurs du projet.

Ces deux points sont liés. Pour cela, il faut pouvoir maîtriser l’environnement, les processus et connaître les gens.

  • Déterminez si le projet est drivé par le coût, le délai ou la qualité.
  • Déterminez dans quel type de projet vous vous trouvez. Est-ce un projet sans pression et sans contrainte planning forte ? Ou au contraire est-ce un projet avec une forte pression et des délais courts. En fonction du contexte, votre comportement avec l’équipe sera différent. Dans le premier cas, l’équipe comptera sur vous pour lui trouver du challenge. Dans le second cas, l’équipe aura besoin que vous leur facilitiez la tâche en les protégeant du stress extérieur.
  • Apprenez à maîtriser les procédures. Découvrez celles qui sont bénéfiques pour votre projet et inversement celles qui sont toxiques pour les éviter.
  • Apprenez à connaître les gens avec qui vous travaillez. Intéressez-vous à eux. Dites-leur bonjour tous les matins et apprenez leur prénom, ainsi que leur histoire au sein de l’entreprise, les rôles qu’ils ont joués. Et puis c’est toujours plus agréable de commencer une journée avec le sourire.
  • Découvrez ceux qui peuvent être des sponsors, des leaders d’opinion, ceux qui peuvent débloquer des situations et ont le pouvoir de décider. C’est eux qui pourront vous aider à mettre en place plus d’agilité.

Conclusion

Si vous évitez les pièges énumérés précédemment, tout ira bien. Avec du bon sens, de l’empathie, de l’écoute et surtout de la patience, le charme entre vous et l’équipe va opérer. Et sinon demandez à quelqu’un de neutre d’organiser une bonne vieille rétro ou un ice breaker game. Mais n’oubliez pas qu’on ne peut pas plaire à tout le monde. Et qu’il vaut mieux focaliser son énergie sur des batailles qu’on peut gagner.


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Marilyn KOL
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